税理士事務所の顧問先が離れない引き継ぎの進め方

税理士事務所の顧問先の引き継ぎとは、所長が結んでいる顧問契約と、その契約を日々支える職員を、引き継ぎ先に移すことです。引き継ぎ先とは、所長の事務所を引き継ぐ税理士や税理士法人のことです。

移す対象は、契約書や会計の資料だけではありません。顧問先が所長に向けてきた信頼も、引き継ぎで渡す大切な中身です。

離脱とは、引き継ぎのあとに顧問先が契約をやめて、別の税理士へ移ることです。顧問先は、契約を続けるかどうかを自分の意思で決められます。引き継ぎが決まったからといって、すべての顧問先が残るとは限りません。

顧問先が離れても、所長の責任と考える必要はありません。経営者の高齢化や顧問先自身の事情でも、契約は終わるからです。

大切なのは、防げる離脱を減らす備えを、引き継ぎの準備の中に入れておくことです。離脱の原因を一つに決めつけず、顧問先ごとに確かめることが出発点になります。

たとえば顧問先が50社の事務所なら、50社それぞれに、連絡の手順や担当者、報酬の決め方があります。税理士事務所が引き継ぎを進めるときは、顧問先ごとの違いを書き出し、変えてよい点と変えない点に分けて考えます。

引き継ぎは、顧問契約の移転と、職員の異動と、所長の関わり方の変化が、同時に起きる出来事です。顧問先から見れば、契約の相手、担当の顔ぶれ、所長の姿のどれもが変わるかもしれません。変わる点が少ないほど、顧問先の不安は小さくなります。

引き継ぎ先に事務所を紹介する場面でも、離脱の見込みは話題になります。見込みを示せるよう、所長自身が顧問先の状況を把握しておくことが、条件の話し合いを助けます。備えを始める時期は、引き継ぎ先が決まる前からで構いません。

離脱が起きやすいのは、顧問先との関係が所長ひとりに強く結びついている事務所です。この度合いを、所長への依存度（顧問先が所長個人に頼っている度合い）と呼びます。依存度が高いほど、所長が退くときに顧問先が受ける影響は大きくなります。

引き継ぎ先は、顧問先の経営者の年代と職員の平均年齢も見て、引き継いだあとも顧問先が残りそうかを評価します。

顧問先の経営者の多くが高齢で、廃業や代替わりがまもなく見込まれる事務所は、離脱の見込みが高いと見られます。職員の平均年齢が高く、引き継ぎ後の体制を整えるのに時間がかかりそうな事務所も、同じ見方をされます。

反対に、職員が顧問先を日ごろ担当している事務所は、離脱の心配が小さいと評価されやすくなります。顧問先から見て、話す相手が変わらないからです。

税理士事務所の引き継ぎでは、顧問先との関係を所長と職員でどう分けて築いてきたかが、引き継ぎ先に伝える大切な情報になります。

自分の事務所の依存度は、いくつかの問いで確かめられます。顧問先の連絡先を一番多く知っているのは誰か、経営者と顔を合わせる回数が多いのは誰か、という問いです。

所長が休んだ日に、顧問先からの問い合わせへ答えられる職員がいるかどうかも、確かめる材料になります。

たとえば、すべての顧問先からの連絡を所長が直接電話で受けている事務所は、所長が現場を離れた日に、連絡の窓口が消えます。こうした特徴は責められる点ではなく、備えを決める手がかりです。

税理士事務所は、引き継ぎの前に、依存度の高い顧問先を書き出しておきます。伝える順番や担当者の決め方を、考えやすくなります。

依存度は、職員に顧問先を任せる範囲を広げることで下げられます。所長が同席していた打ち合わせを、職員だけで進める場面を、少しずつ増やしていきます。

顧問先が離れないためのポイントは、担当者、連絡の手順、所長の紹介の3点に整理できます。どれも、顧問先が日ごろ感じている安心を、急に崩さないための備えです。いずれも、所長と引き継ぎ先の合意があれば始められます。

一つ目は、顧問先を担当している職員をそのまま残すことです。顧問先にとっては、なじみの相手が変わらないことが、一番の安心材料になります。引き継ぎは、いまの職員と顧問先を原則としてすべて引き継ぐ前提で進めます。

二つ目は、顧問先が使っている会計ソフトや連絡の方法を、急に変えないことです。毎月の作業が突然変わると、引き継ぎそのものが負担に映ります。見直す場合は、顧問先に無理のない時期と形を選びます。

三つ目は、所長が自分の口から引き継ぎ先を伝えることです。所長から紹介されると、顧問先は、見知らぬ相手に任されたとは感じにくくなります。所長が選んだ相手に託された、と受け止めやすくなります。

顧問先を引き継ぎ先へ移す税理士事務所は、この3点を準備の段階から同時に進めます。引き継ぎ先との話し合いで取り決め、書面に残しておくと、実行に移しやすくなります。

三つのポイントは、事務所の規模を問わず使えます。顧問先が少ない事務所では一社ずつ丁寧に、顧問先が多い事務所では優先順位を付けて進めます。

たとえば、職員は残したのに会計ソフトだけを切り替えた場合、顧問先は、担当が同じでも以前と運用が違うと感じるかもしれません。3点は、一つだけでなくそろえて守るほうが、顧問先の安心を保ちやすくなります。どれか一つが抜けると、ほかの二つで補いにくい場合があります。

顧問先への引き継ぎを決める税理士事務所は、3点を取り決めとして先に残しておくのが理想です。ポイントを一覧にすると、次の3つです。

担当者をそのまま残す理由は、顧問先にとって、日ごろ相談している相手が変わらないことが、最大の安心材料になるからです。

税務の相談は、決算書や申告書の数字だけで進むものではありません。経営者の事情や過去の経緯を前提に話が進むため、その経緯を知っている人が変わると、相談の質が変わったと感じられることがあります。

担当者が変わると、顧問先は経緯を一から説明し直すことになります。手間が増えるだけでなく、「この事務所は自分の事情を分かっていない」と受け取られる原因にもなります。

税理士事務所が引き継ぎ先を探す段階では、顧問先ごとに、所長が担当しているのか、職員が担当しているのかを書き出しておきます。窓口を担当者の名前で整理しておくと、引き継ぎ先も受け入れの体制を組みやすくなります。

所長が担当している顧問先は、所長が引き継ぎ先の担当者を直接紹介し、今後の関わり方を一緒に決めます。職員が担当している顧問先は、その職員が引き続き受け持つことを、引き継ぎの条件として確かめます。

担当者が残れない事情がある場合は、次の担当者が顧問先の経緯を聞き取る期間を設けます。所長か元の担当者が同席して、顧問先への説明を一緒に行うと、引き継ぎの不安が和らぎます。引き継ぎ先に職員の経歴や得意分野を伝えておくと、顧問先ごとの割り振りにも生かされます。

職員の継続は、基本合意（引き継ぎの主な条件を確認して結ぶ約束）の前に確かめておくと安心です。税理士事務所が顧問先の引き継ぎを進めるとき、最初に確かめたい条件です。たとえば、担当の職員が引き継ぎの途中で辞めると、顧問先への説明役が不在になり、離脱の不安が高まります。

顧問料は、引き継ぎ後も当面は据え置くのが基本で、連絡の手順や会計ソフトも急には変えません。引き継ぎ先とも、この方針で合意しておきます。

引き継ぎの機会に顧問料を引き上げると、顧問先から見て「所長が変わったから値上げされた」という印象が残りかねません。その印象が、離脱の原因になりやすいのです。

顧問料の見直しは、引き継ぎが落ち着いてから、顧問先との関係が続くことを確かめたうえで、改めて話し合う順序が現実的です。見直しの時期を、引き継ぎ先とあらかじめ共有しておくと、あとで食い違いません。

税理士事務所は、引き継ぎ条件に「当面の顧問料の据え置き」を入れ、顧問先に説明できる形で書面に残します。口約束で終わらせず、取り決めとして残すことで、引き継ぎ先の方針が変わったときにも、約束の内容を確かめられます。

引き継ぎ先が顧問料の見直しを希望する場合は、見直す時期と理由を、基本合意の前に確認します。顧問先に伝える言葉も、あらかじめ引き継ぎ先と相談しておきます。顧問先から値上げを尋ねられたときの答えを、決めておくと安心です。

連絡の手順も同じ考え方です。顧問先が使い慣れた連絡手段や、資料を渡す日程は、しばらく今のままにします。変える必要が出たときは、顧問先に理由を伝えて、時間をかけて進めます。

たとえば、引き継ぎの翌月に請求書の様式や金額が変わると、顧問先は、事務所の方針が大きく変わったと受け取るかもしれません。請求書の様式のような小さな変更でも、事前に知らせておくと、顧問先の不安を和らげられます。

税理士事務所は、引き継ぎのあとに顧問先へ変更の理由を説明できないものを、当面変えないと決めておくと迷いません。

挨拶は、基本合意を結んで引き継ぎの時期が決まってから、所長自身が引き継ぎ先と一緒に行うのが基本です。

話が固まる前に伝わると、行く末を案じた顧問先が、引き継ぎの前に離れる場合があるからです。伝える時期は、条件が固まるまで待ちます。

挨拶では、「担当の職員は変わりません」「これからも私が関わります」と言い切れると、顧問先は安心します。ただし、これらの言葉は、約束どおりに職員を残し、所長が関わる準備を整えてから使います。

税理士事務所が顧問先へ引き継ぎを伝える順番と、文面は、引き継ぎ先と相談して、伝える前に決めておきます。

順番を決めておくと、一部の顧問先だけが先に話を耳にする事態を減らせます。電話や書面だけで済ませず、可能な範囲で顔を合わせる場を設けると、誠意が伝わります。

引き継ぎ先の税理士が同席すると、顧問先は、新しい担当を直接見て質問できます。所長が紹介し、引き継ぎ先が今後の対応を話す分担にしておくと、場が落ち着きます。

当日の進め方は、簡単に決めておくと長引きません。所長の話、引き継ぎ先の自己紹介、質問の時間、の流れが基本です。

遠方の顧問先など、訪問が難しい場合は、オンラインで顔を合わせる方法もあります。どの方法でも、所長が最初に話し、引き継ぎ先を紹介する順に進めます。最初の言葉を所長が述べることが、顧問先の安心につながります。

文面には、引き継ぐ理由、職員と手順が変わらない場合はそのこと、所長の関わり方を入れます。顧問先が知りたいのは、自分の契約と担当がどうなるかなので、その答えを先に書きます。

税理士事務所は、顧問先から引き継ぎの質問が出ることを前提に、答えを準備しておきます。顧問料はどうなるか、担当は誰か、連絡先は変わるか、といった問いは、準備しておくと答えやすくなります。

顧問先が引き継ぎに反対したときは、その顧問先の契約を無理に移さず、顧問先の意向を優先します。

所長が直接説明したうえで、引き継ぎ先の税理士とともに顧問先を訪ねると、理解を得やすくなります。それでも別の税理士を望む場合は、その判断を尊重します。

引き継ぎに至らなかった顧問先の分は、事務所を引き継ぎ先に移す対価である売却価格に反映することがあります。どのように反映するかは、引き継ぎ先との話し合いで決まります。

反対の理由を丁寧に聞くことが、最初の対応です。理由が職員への不安なら、職員を残す約束を示せます。理由が顧問料への不安なら、据え置きの取り決めを説明できます。

理由が所長との別れへの寂しさなら、所長が関わり続ける形を伝えます。反対の声は、顧問先が事務所を大切に思っている表れである場合もあります。

顧問先の反対が出たときは、税理士事務所として早い段階で引き継ぎ先に知らせ、対応を相談します。所長ひとりで抱え込む必要はありません。引き継ぎ先と分担すれば、説明の機会を重ねやすくなります。

反対の意向は、あいまいなままにせず、顧問先と確かめて記録に残します。後から言った言わないの食い違いを防ぐためです。契約を終える手続きの進め方は、顧問先と相談して決めます。

顧問先が反対を言い出しにくい場合もあります。返事を急がせず、考える時間を設けることも、関係を保つ配慮です。迷いが残る顧問先には、後日あらためて訪ねる機会をつくります。

反対の声が複数出た場合は、共通する不安がないかを整理し、引き継ぎ先と対応を見直します。

たとえば、顧問先が10社のうち1社だけ反対した場合でも、その1社への説明を後回しにすると、ほかの顧問先に不安が広がりかねません。税理士事務所は、顧問先ごとの意向を把握しながら、引き継ぎの日程を調整します。

グループとして続ける形は、所長がすぐには退かず、引き継ぎ先と一緒に顧問先を支える方法です。

ある案件では、所長が引き継ぎ先とグループとして一緒に関わる形をとり、顧問先が安心できたため、ほとんどの顧問先との契約が続きました。

所長が一度に引退すると、顧問先は、所長との関係が突然終わったと感じることがあります。所長が引き継ぎ先と一緒に関わり続ければ、関係は少しずつ引き継ぎ先へ移りやすくなります。

所長が関わる期間や役割は、引き継ぎ先と話し合って決めます。関わる日数や、受け持つ顧問先の範囲まで書面に残すと、あとで行き違いが起きません。

税理士事務所が顧問先を引き継ぎ先と共に支える形は、離脱を防ぐ方法の一つです。所長にとっても、顧問先との関係を急に手放さずに済みます。

グループとして続ける形では、顧問先からの連絡の窓口を、はっきり分けておくと混乱しません。所長宛ての連絡は所長が受け、日常の相談は引き継ぎ先の担当者が受ける、といった分け方があります。

グループとして続ける形が向くかどうかは、所長が関われる期間と、引き継ぎ先との考え方の近さで変わります。関わる間は、所長と引き継ぎ先の責任の範囲を分けておくと、顧問先がどちらに相談すればよいか迷いません。

合わない場合は、紹介の機会を丁寧に重ねる別の方法で補います。所長が段階的に手を離す日程を決めておくと、顧問先も心の準備をしやすくなります。日程は、確定申告のように顧問先が忙しい時期を避けて組みます。

税理士事務所の引き継ぎ条件の一つとして、顧問先に関わり続ける役割を所長が引き継ぎ後も持てるかどうかを確かめます。売却のあとも所長が事務所に残る形については、別の記事で詳しく扱います。

引き継ぎ後に離脱が出ると、売却価格のうち後から受け取る予定の代金が減ることがあり、その範囲は契約の前に取り決めます。

たとえば、顧問先を引き継ぎ先へ移した日から決めた期間のうちに、解約された顧問先があれば、後払いの代金で調整する形があります。取り決めがないまま進めると、あとで食い違う原因になります。

取り決めでは、期間の長さ、対象にする解約の範囲、減額の計算方法を、書面に具体的に書き出します。あいまいな言葉が残ると、解釈の違いが争いのもとになります。

どの理由の解約まで対象にするかも、引き継ぎ先と話し合います。税理士事務所は、顧問先自身の廃業のように、所長にも引き継ぎ先にも防げない理由を、どう扱うかも決めておきます。

書き方の例として、「引き継ぎから一定期間内に顧問先から解約の申し出があったとき」という条件を置き、期間は引き継ぎ先と話し合って決める形があります。期間を長くしすぎると所長の不安が続き、短くしすぎると引き継ぎ先の不安が残ります。実際の契約書の文言は、弁護士などの専門家にも確認してもらってください。

離脱が出た場合の調整は、所長にも引き継ぎ先にも負担になり得ます。だからこそ、契約の前に、双方が納得できる形に整えておきます。

税理士事務所に求められるのは、顧問先が残ることを前提に代金が決まる点を理解し、離脱の見込みを引き継ぎ先に隠さず共有することです。

共有する材料は、顧問先ごとの依存度、経営者の年代、職員の継続です。材料を示せれば、引き継ぎ先は離脱の見込みを見積もれます。顧問先の情報を伝える時期と範囲は、守秘義務に関わるため、専門家に確認しながら決めます。

顧問先を引き継ぎ先へ移すときは、売却価格の話と離脱の話を切り離さずに考えます。担当者の継続を示せれば、離脱の見込みを説明しやすくなります。

引き継ぎの順序は、準備、条件の確認、顧問先への挨拶、引き継ぎ後の見守りの流れで考えます。

準備で作る一覧は、あとで引き継ぎ先に渡す資料のもとになります。一度つくっておけば、条件の確認でも、顧問先への説明でも使い回せます。

準備では、顧問先ごとの担当と依存度を書き出します。条件の確認では、職員の継続、顧問料の据え置き、手順の維持、離脱時の代金の扱いを、基本合意の前に引き継ぎ先と確かめます。

条件が固まったら、顧問先へ伝えます。引き継ぎのあとも、顧問先の様子を確かめ、変化があれば引き継ぎ先と共有します。顧問先への伝え方は、別の記事「顧問先への引き継ぎの伝え方と挨拶状の出し方」で詳しく扱います。

見守りは、離脱の予兆を早く見つけるための作業です。連絡の間隔が空く、資料の提出が遅れる、といった変化は、声をかけるきっかけになります。

税理士事務所が顧問先の情報を引き継ぎ先に伝える場面は、準備の段階から増えます。税理士法は、税理士に秘密を守る義務を定めています。

顧問先の資料を渡すときの扱いは、事情によって異なります。個別の事情での判断は、税理士会や弁護士に問い合わせてください。

顧問先への引き継ぎを税理士事務所として進める順序は、事務所ごとに異なります。順序を紙に書き出し、引き継ぎ先と見比べると、抜けや重なりを見つけられます。

たとえば、伝える日程だけが先に決まり、条件の確認が終わっていないと、顧問先に説明できない点が残ります。順序を守ることが、顧問先への誠実な説明につながります。迷ったときは、顧問先から見て説明がつくかどうかを基準に、順序を見直します。

顧問先を守る引き継ぎの相談は、事務所の状況を伝え、離れやすい顧問先の見当を一緒につけるところから始まります。

相談の入り口から引き継ぎの完了まで、代表が直接対応するのがタックスコムの進め方です。事務所名を伏せた匿名の相談もできるため、顧問先や職員に知られる心配なく、備えを考えられます。

候補には、面談で承継の希望を確認した30〜50代の若手税理士300名が含まれます。顧問先の地域や所長の考えに合う相手を絞ります。

相談で伝えていただくと話が早い内容は、顧問先の一覧、担当している職員、引き継ぎ後に所長がどう関わりたいか、です。わかる範囲で構いません。

廃業や、所長が現場に残る形と比べたい場合も、相談できます。それぞれの形で顧問先にどのような影響が出るかを、一緒に確かめます。

相談の場では、顧問先ごとの担当、依存度、伝える順番を一緒に整理します。引き継ぎを進めるかどうかは、話を聞いたうえで所長が判断します。

顧問先を引き継ぎ先へ移す準備は、税理士事務所が早く始めるほど、選べる形が広がります。今日できることは、顧問先の一覧に、担当と依存度を一言ずつ書き足すことです。

書き足した一覧は、事務所の様子を引き継ぎ先へ説明する材料になります。離脱の見込みを共有する際にも、具体的な資料として役立ちます。状況を整理するだけの相談でも、顧問先を守る備えの出発点になります。

税理士事務所が引き継ぎで顧問先に迷惑をかけたくないと考えることが、そのまま準備の出発点になります。

相談を始める時点で、引き継ぎ先も、引き継ぎの時期も決まっていなくて構いません。顧問先に何を守りたいのかを言葉にするだけでも、進め方の優先順位が見えてきます。